Webs y procesos para asociaciones que no tienen un departamento de informática
Se abre la convocatoria y en dos días hay ciento cuarenta candidaturas en el correo. Alguien las va pasando a un Excel a mano, revisa que no falte documentación y escribe uno por uno a los que sí. En paralelo, la web sigue anunciando la edición del año pasado porque quien sabía tocarla ya no está.
Cómo llega la gente de este sector
- «La web la actualizaba una persona que ya no está en la organización.»
- «Cada convocatoria la gestionamos por correo y acabamos con tres versiones del mismo Excel.»
- «Cuando abrimos plazo, la web se cae o va lentísima.»
- «Los socios nos llaman para cambiar un dato que deberían poder cambiar ellos.»
El problema no es la web: es que todo depende de una persona
En una asociación el equipo es pequeño y rota. Cuando la web solo la sabe tocar una persona, cada cambio se convierte en un favor que hay que pedir, y las páginas se quedan viejas hasta que alguien se avergüenza lo suficiente. Lo mismo pasa con las convocatorias: el proceso funciona porque hay alguien que se lo sabe de memoria, no porque esté montado.
Eso tiene dos costes. El evidente es el tiempo: días enteros de secretaría revisando candidaturas a mano en la semana de más trabajo del año. El que no se ve es la imagen: una organización que representa a un sector y cuya web anuncia un premio de hace dos años tiene un problema de credibilidad delante de sus propios socios.
Qué hacemos exactamente
- Una web que puede actualizar cualquiera del equipo
- Sin conocimientos técnicos y sin llamarnos. Cambiar una noticia, una fecha o un documento tiene que poder hacerlo la persona de secretaría en cinco minutos.
- Convocatorias y premios que se gestionan solos
- Las candidaturas entran por formulario, con la documentación validada al recibirla. El jurado las ve ordenadas y no hay un Excel que copiar.
- Infraestructura preparada para el pico
- Una convocatoria concentra en tres días el tráfico de un trimestre. La web tiene que aguantar ese día concreto, que es justo cuando importa.
- Avisos y comunicaciones automáticas
- Confirmación al presentar, recordatorio antes del cierre y aviso de resolución. Sin que nadie tenga que acordarse de mandarlos.
Trabajo real en este sector
Es el sector en el que más hemos trabajado. La plataforma del Premio Nacional Joven Empresario y el rediseño del sitio institucional los hicimos para CEAJE, la Confederación Española de Asociaciones de Jóvenes Empresarios, y la plataforma de los Premios CEPYME es nuestra. También trabajamos con CECPV en Argentina y con La Voz de los Padres y La Voz del Hijo.
¿Te aplica esto?
- Organizáis una convocatoria, un premio o unas ayudas al menos una vez al año.
- La web la toca una sola persona, o directamente nadie.
- Lleváis el registro de socios en una hoja de cálculo.
- Tenéis junta directiva que rota y cada cambio de equipo deja la web parada.
Si has dicho que sí a dos o más, hay algo que se puede arreglar. Cuéntanos tu caso y te decimos qué es posible — la llamada de diagnóstico no cuesta nada.
Preguntas frecuentes
¿Trabajáis con asociaciones pequeñas o solo con confederaciones?
Con las dos. Una asociación de cincuenta socios con una convocatoria al año tiene el mismo problema que una confederación, solo que a otra escala: el proceso depende de una persona y la web se queda vieja. Lo que cambia es el tamaño del proyecto, no el enfoque.
Ya tenemos web en WordPress. ¿Hay que empezar de cero?
Casi nunca. Lo primero que miramos es si lo que tenéis se puede arreglar, porque suele salir más barato y más rápido. Rehacer una web entera solo tiene sentido cuando la estructura no da más de sí, y eso se ve en la primera media hora.
¿Podemos gestionar nosotros la convocatoria una vez montada?
Sí, esa es la idea. Os la dejamos montada con documentación y formación incluidas, y a partir de ahí la abrís vosotros cada año sin pagarnos nada. Si preferís que nos ocupemos también del mantenimiento, se puede, pero no es obligatorio.
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