Que los pedidos entren solos en tu ERP
Tu tienda ya sabe qué se ha vendido. Tu ERP se entera cuando alguien lo teclea. Conectamos los dos para que el pedido, el cliente y el stock viajen solos, con control de errores y sin duplicados.
Llamada de diagnósticoLo que nos cuentan antes de llamarnos
- «Los pedidos del fin de semana se meten en el ERP el lunes por la mañana, uno a uno.»
- «Hemos vendido online algo que en el almacén ya no estaba, porque el stock de la web va con un día de retraso.»
- «Cada mes cuadramos la tienda con el ERP a mano, y nunca cuadra del todo.»
- «Alguien montó un exportador de CSV. Hay que descargarlo y subirlo a mano.»
El problema no es el número de pedidos. Es que hay una persona traduciendo entre dos programas que no se hablan. Ese trabajo no aparece en ningún informe, pero se paga todos los meses y se cobra dos veces: en horas y en los errores que introduce.
Qué hacemos, por orden
1. Comprobamos por dónde entra y sale la información
Antes de prometer nada, miramos cada programa: si expone una API, si avisa por webhook, si permite importar ficheros o si hay que leer su base de datos. Esto decide qué es posible y con qué frecuencia. Un ERP que solo acepta ficheros no da el mismo resultado que uno con API, y conviene saberlo antes de firmar.
2. Decidimos quién manda sobre cada dato
Quién es la fuente de verdad del stock, del precio y de la ficha del cliente. Sin esa decisión tomada, la integración acaba siendo dos sistemas sobrescribiéndose el uno al otro. Es la conversación menos técnica del proyecto y la que más problemas evita.
3. Limpiamos los datos antes de conectarlos
Si los mismos clientes están escritos de tres formas distintas en tres sitios, eso hay que resolverlo antes. Suele ser la parte que más se subestima, y la que convierte una integración sencilla en un proyecto largo si se descubre a mitad.
4. Montamos la integración con control de errores
Cada pedido lleva su identificador para que no se pueda crear dos veces. Los reintentos están donde tienen sentido. Y cuando un dato no cuadra, el pedido queda en una bandeja de revisión con el motivo escrito, en vez de entrar a medias en el ERP.
5. Lo dejamos documentado y comprobable
Qué se ha sincronizado, cuándo y con qué resultado. Si no puedes comprobarlo, no puedes confiar en ello, y acabarás revisando a mano lo que creías automático.
Con qué trabajamos
Los nombres y logotipos citados son marcas de sus respectivos titulares. Se muestran para indicar con qué herramientas trabajamos y no implican relación comercial, patrocinio ni afiliación con Chabela.
La lógica de la integración la construimos normalmente sobre n8n, que puede ir alojado en tu propia infraestructura. Si el caso se resuelve mejor con Make o con Zapier, lo decimos.
Si tu ERP no está en esa lista, la pregunta no es la marca: es si tiene una vía de entrada de datos. Eso se comprueba en una llamada.
Cómo se ve esto en la práctica
Ejemplo ilustrativo. No es un cliente ni una medición. Es la forma que suele tener el trabajo, contada en abstracto y sin cifras, porque las cifras de un ejemplo inventado no valen nada.
Entra un pedido en la tienda. En el ERP no existe ni el pedido ni el cliente hasta que alguien los crea: copia nombre, NIF, dirección, líneas y forma de pago. Después ajusta el stock. Si la referencia del artículo no coincide, la busca. Si el cliente ya existía escrito de otra forma, crea un duplicado sin saberlo.
Con la integración montada, el pedido llega al ERP con su identificador, el cliente se busca por NIF antes de darlo de alta, las referencias se validan y el stock resultante vuelve a la tienda. Si una referencia no existe, ese pedido queda en revisión con el motivo escrito y nadie tiene que adivinar qué pasó.
Lo que nos preguntáis
¿Hay que cambiar de tienda o de ERP?
No. No cambiamos tus programas: automatizamos el trabajo que hacéis dentro de ellos. La integración se construye alrededor de lo que ya tienes.
¿Y si mi ERP no tiene API?
Se puede trabajar igual, por importación de ficheros o leyendo su base de datos, pero es más frágil y exige más validaciones. Lo primero que hacemos es comprobar por dónde entra y sale la información de cada programa. De eso depende cómo se construye todo lo demás, y a veces la conclusión es que conviene resolver otro proceso antes que este.
¿Se pueden duplicar pedidos?
Es el riesgo clásico de una integración mal montada. Se evita haciendo que cada pedido lleve su identificador y que el flujo compruebe si ya existe antes de crear nada. Los clientes se buscan por NIF antes de darlos de alta, para no acabar con el mismo cliente tres veces.
¿Se sincroniza al instante?
Depende de lo que permita cada programa. Si la tienda avisa por webhook cuando entra un pedido, es prácticamente inmediato. Si el otro extremo solo acepta importación de ficheros, va por tandas a intervalos. Te decimos cuál de los dos casos es el tuyo antes de empezar, no después.
¿Qué pasa cuando un dato viene mal?
El flujo se para en ese pedido, deja el motivo por escrito y avisa a una persona. No escribe a medias en el ERP ni sigue como si nada. Un dato mal metido de forma automática cuesta más de limpiar que de meter a mano.
¿Cuánto cuesta una integración?
Depende de cuántos sistemas haya que conectar y del estado en que estén tus datos. Dos programas con una API decente es un proyecto; cinco, de los cuales dos exportan en CSV, es otro. No damos una cifra sin haber visto tu caso.
¿Cuánto tarda una integración?
Depende de cuántos sistemas haya que tocar y del estado en que estén tus datos. Te lo decimos con el alcance por escrito antes de empezar, no después.
Léete esto primero
Escribimos sobre esto en el blog. Si estás intentando entender qué implica conectar dos programas, empieza por aquí:
- Cómo funciona una integración entre sistemas Qué es, qué hace falta para que sea posible y qué se rompe cuando no lo es.
- Qué es un ERP y cuándo lo necesitas de verdad Antes de integrar un ERP conviene saber si el problema es el ERP.
- Conectar WooCommerce con un ERP sin equipo de desarrollo El caso concreto de una tienda en WooCommerce, paso a paso.
Si lo que te falta por conectar es la parte contable —facturas, asientos, impuestos— eso lo cubrimos en conectar WooCommerce con tu programa de contabilidad.
¿Cuántas horas se van metiendo pedidos a mano?
Primero contamos las horas,
después conectamos los sistemas
Miramos cómo trabajáis hoy, cronometramos los traspasos entre programas y los ponemos en euros. Con esos números delante se decide qué se integra primero.
Ver la auditoría de procesos