Tu tienda y tu contabilidad, conectadas
Cada pedido de WooCommerce llega a tu programa de contabilidad sin que nadie lo teclee. Con la numeración cuadrada, el IVA en su sitio y las devoluciones contempladas desde el primer día.
Llamada de diagnósticoLo que nos cuentan antes de llamarnos
- «Al final de mes descargamos los pedidos en un Excel y se los mandamos a la asesoría.»
- «Facturamos a mano cada pedido: copiamos NIF, dirección fiscal y líneas, una por una.»
- «Las facturas que emite la tienda llevan una numeración y las del programa de contabilidad, otra. Ya nadie sabe cuál es la buena.»
- «Cuando hay una devolución, la rectificativa la hace alguien cuando se acuerda.»
La contabilidad no se lleva mal por falta de ganas. Se lleva mal porque el dato nace en un sitio y tiene que aparecer en otro, y en medio hay una persona con un teclado. Cuando el volumen sube, ese eslabón es el primero que se rompe.
Qué hacemos, por orden
1. Comprobamos por dónde entra el dato en tu contabilidad
No es lo mismo un servicio en la nube que un programa instalado en un ordenador de la oficina: unos aceptan llamadas a una API y otros solo importación de ficheros. Lo comprobamos sobre tu instalación concreta y con tu versión, porque es lo que decide qué se puede automatizar y con qué frecuencia.
2. Ponemos de acuerdo la numeración y las series
Un solo sitio emite y numera. El otro recibe. Esta decisión se toma antes de escribir una línea de integración, porque arreglar una numeración duplicada a posteriori es un trabajo manual, largo y con la asesoría delante.
3. Mapeamos artículos, tipos de IVA y formas de pago
Cada línea del pedido tiene que caer en el artículo, el tipo y la cuenta correctos. Es la parte aburrida del proyecto y es donde se decide si el resultado sirve o si hay que revisarlo todo a mano igualmente. Si tu catálogo tiene referencias que no coinciden entre sistemas, eso se resuelve aquí y no después.
4. Automatizamos también lo que no es la factura
Devoluciones y rectificativas. Pedidos pagados en varias formas de pago. El envío de la factura al cliente. Y el paquete que espera tu asesoría cada mes. La factura es la parte visible; el resto es donde se van las horas.
5. Dejamos los errores a la vista
Cuando falta un NIF, cuando la dirección fiscal está incompleta o cuando un artículo no está mapeado, el pedido queda en revisión con el motivo escrito. Nada entra a medias en la contabilidad: es el único sitio donde un error automático sale más caro que el trabajo manual que sustituye.
Con qué trabajamos
Los nombres y logotipos citados son marcas de sus respectivos titulares. Se muestran para indicar con qué herramientas trabajamos y no implican relación comercial, patrocinio ni afiliación con Chabela.
La lógica va normalmente en n8n, fuera de WordPress, para no cargar la tienda con más plugins de los necesarios. Si tu caso se resuelve mejor con Make o con Zapier, lo decimos.
Cómo se ve esto en la práctica
Ejemplo ilustrativo. No es un cliente ni una medición. Es la forma que suele tener el trabajo, contada en abstracto y sin cifras, porque las cifras de un ejemplo inventado no valen nada.
Se cierra un pedido en la tienda. Alguien abre el programa de contabilidad, busca al cliente, y si no lo encuentra escrito igual que en la web, lo crea otra vez. Mete las líneas, elige el tipo de IVA, emite la factura, la descarga y la manda por correo. Al cierre del mes, exporta los pedidos y cuadra las dos listas a mano.
Con la integración montada, el pedido pagado dispara la secuencia: el cliente se busca por NIF, las líneas se mapean a los artículos y tipos correspondientes, la factura se emite en la única serie que existe y se envía. Si el NIF falta o un artículo no está mapeado, ese pedido queda en revisión con el motivo y no llega a la contabilidad.
Lo que nos preguntáis
¿Con qué programas de contabilidad conectáis?
Trabajamos con Holded. Si usas otro, lo que comprobamos no es la marca: es por dónde acepta que entren los datos, si por API, por importación de ficheros o por su base de datos. Esa comprobación se hace sobre tu instalación concreta, no sobre el folleto del fabricante.
¿Hace falta instalar un plugin en la tienda?
No siempre, y cuando se puede evitar, lo evitamos. Cada plugin en WooCommerce es una cosa más que actualizar y una cosa más que puede romper el proceso de compra. Si la lógica puede vivir fuera de WordPress, la ponemos fuera.
¿Quién emite la factura, la tienda o la contabilidad?
Hay que elegir uno, y solo uno. Nuestra recomendación es que la emita el programa de contabilidad, porque es donde vive la numeración y donde va a mirar tu asesoría. Si la tienda y la contabilidad emiten cada una su número, el problema que creas es peor que el que resuelves.
¿Y las devoluciones?
Entran en el alcance desde el principio. Una integración que solo sabe facturar y no sabe rectificar deja la mitad del trabajo hecho, y la mitad que deja es la que más molesta al cierre del mes.
¿Lo puede seguir viendo mi asesoría?
Sí. Si la asesoría trabaja sobre el mismo programa, lo ve directamente. Si trabaja con otro que no tocamos, dejamos preparada la exportación en el formato que te pida, para que deje de pedirte un fichero distinto cada mes.
¿Qué pasa si falta el NIF o los datos fiscales?
El pedido queda en revisión con el motivo escrito y no entra en la contabilidad. Un dato fiscal mal metido de forma automática se multiplica silenciosamente y cuesta mucho más limpiarlo que introducirlo bien.
¿Cuánto cuesta conectar la tienda con la contabilidad?
Depende de cuántos sistemas haya que tocar y del estado en que estén tus datos: cómo están mapeados los artículos, si los tipos de IVA están bien asignados y si los clientes están duplicados. No damos una cifra sin haber visto eso.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Depende de cuántos sistemas haya que tocar y del estado en que estén tus datos. Te lo decimos con el alcance por escrito antes de empezar, no después.
Léete esto primero
Escribimos sobre esto en el blog. Si estás valorando si merece la pena conectar la tienda con la contabilidad, empieza por aquí:
- Conectar WooCommerce con tu programa de contabilidad Qué se puede automatizar de la facturación de una tienda y qué no.
- Integrar Holded con WooCommerce sin equipo de desarrollo El caso más frecuente, con las decisiones que hay que tomar antes.
- ¿Cuánto cuesta automatizar un proceso en una empresa? (rangos reales 2026) De qué depende el presupuesto y qué lo dispara.
- VeriFactu y WooCommerce: qué tiene que hacer tu tienda Qué te obliga la norma si facturas desde la tienda.
- Facturación electrónica obligatoria en España: fechas y pasos Desde cuándo aplica y qué hay que tener listo antes.
Si además de facturar necesitas que los pedidos, los clientes y el stock lleguen a tu sistema de gestión, eso es integrar tu tienda online con tu ERP. Suelen ir juntos, pero no son el mismo trabajo.
¿Cuántas horas se van facturando a mano?
Primero los números,
después la integración
Miramos cómo facturáis hoy, cronometramos el trabajo manual y lo ponemos en euros. Con esa cifra delante se decide si esto se hace y por dónde se empieza.
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