Gestiona candidaturas sin cadenas de correos
La web de la convocatoria, el formulario de candidatura y la conexión con el sistema donde ya guardáis a los candidatos. Para que lo que entra por la web aparezca donde tiene que aparecer, sin que nadie lo copie.
¿Abrís convocatoria este año?
Cuéntanos cómo la gestionáis hoy →Las candidaturas llegan por correo y ahí empieza el lío
Se abre la convocatoria y las candidaturas entran por el buzón. Cada una con sus adjuntos, cada una con un formato distinto. Alguien las va pasando a una hoja de cálculo para tener la lista, y esa hoja se convierte en la única versión de la verdad que nadie más ve.
Cuando un candidato pregunta si recibisteis la suya, hay que buscar en el correo. Cuando falta un documento, hay que escribirle y esperar, y apuntar en algún sitio que está pendiente. Y al año siguiente, la edición anterior es una carpeta de correos que nadie vuelve a abrir.
El trabajo no está en decidir quién gana. Está en recoger, ordenar y perseguir. Eso es lo que se puede quitar de encima.
Tres piezas, y ninguna sustituye lo que ya tenéis
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La web de la convocatoria
Las bases, los plazos, los requisitos y las preguntas que os hacen todos los años, respondidas antes de que las hagan. Estática y rápida, así que aguanta el pico del último día de plazo, que es cuando entra la mitad de todo.
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El formulario de candidatura
Con los campos que de verdad necesitáis y los documentos que hay que adjuntar. Validado antes de enviar, para que no os lleguen candidaturas a medias que luego hay que perseguir.
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La conexión con vuestro sistema
Cada candidatura enviada acaba en la base de datos o en el gestor que ya usáis, con sus documentos. Sin exportar, sin importar y sin copiar. Aquí es donde entra la automatización.
Qué no hacemos
No sustituimos vuestro sistema de gestión. Si llevas años con una base de datos donde vive el histórico de candidatos, cambiarla es un proyecto aparte y casi siempre innecesario. Lo que hacemos es que las candidaturas nuevas entren ahí solas.
No hemos construido un panel de evaluación para jurados. Ni puntuación dentro de la plataforma. Se puede desarrollar, pero sería la primera vez y se presupuesta como tal, no como algo que ya tenemos hecho.
No automatizamos la decisión. Quién cumple requisitos y quién no lo dice una persona de vuestra organización. Nosotros nos ocupamos de que tenga delante todo lo que necesita para decidirlo.
Dos convocatorias nacionales
Premios CEPYME · 2024
No había web de premios. La construimos junto a su formulario de candidatura, y un flujo de automatización vuelca cada candidatura en la base de datos que CEPYME ya venía usando. Desde ahí el candidato completa su perfil con más información, y una persona autorizada revisa si cumple los requisitos.
En 2026 CEPYME integró los premios en su propia web y el sitio dejó de estar en línea. El caso, en Premios CEPYME.
Premio Nacional Joven Empresario · CEAJE
La plataforma digital del premio para la Confederación Española de Asociaciones de Jóvenes Empresarios. Un planteamiento más sencillo que el de CEPYME, con la web del premio y la recogida de candidaturas.
El caso, en plataforma digital para CEAJE.
Dos veces no es casualidad. Si organizáis una convocatoria y el proceso se os va en correos, es una conversación de media hora saber si se puede quitar.
Lo que nos preguntáis
¿Hace falta cambiar el sistema donde ya tenemos a los candidatos?
No, y normalmente es lo último que conviene. Si ya tenéis una base de datos con los candidatos y su histórico, lo que montamos es la vía para que las candidaturas nuevas entren ahí solas. El sistema sigue siendo vuestro y sigue siendo el mismo.
¿Y si la convocatoria es anual y solo se usa unas semanas?
Es el caso más habitual. La web de la convocatoria se levanta para la edición, recoge lo que tiene que recoger y luego queda en reposo hasta la siguiente. El coste de mantenerla parada es prácticamente nulo, porque son páginas estáticas.
¿Quién revisa que una candidatura cumpla los requisitos?
Una persona de vuestra organización. Lo que hacemos es que le llegue todo junto y en el mismo sitio, en vez de repartido entre correos y adjuntos. La decisión sigue siendo humana: no automatizamos criterios de admisión.
¿Podéis montar la evaluación del jurado dentro de la plataforma?
Hasta ahora no lo hemos hecho, así que no lo vendemos como algo resuelto. Si lo necesitáis, se estudia como desarrollo y se presupuesta aparte, con los tiempos de construir algo nuevo y no de adaptar algo existente.
Cuéntanos cómo la gestionáis hoy
Con saber por dónde entran las candidaturas y dónde acaban, ya podemos decirte si tiene arreglo y de qué tamaño.
Escribirnos →Si lo que tienes es un proceso interno que se come horas, el punto de entrada es la auditoría de procesos.